Khi nói bang giao giữa Mỹ và Việt Nam càng phát triển thì càng có nhiều phái đoàn Việt Nam sang Mỹ để học tập, tìm kiếm đối tác, xúc tiến đầu tư… Để tạo hiệu quả cao cho những “chuyến đi xa” ấy, hành khách Việt Nam có rất nhiều điều đáng lưu tâm. Một cẩm nang công tác Mỹ sẽ giúp bạn hạn chế được kha khá vấn đề phức tạp trong chuyến đi nữa đấy. Cùng sở hữu ngay nhé!
Cẩm nang đi công tác ở Mỹ cần chuẩn bị những gì?
Cẩm nang công tác Mỹ là một trong những kinh nghiệm rất cần thiết cho chuyến đi đàm phán, thương thảo, ký kết hợp đồng ở nước ngoài. Vậy thì cần chuẩn bị những gì? Và bạn nên lưu ý điều gì để chuẩn bị cho chuyến đi thật tốt?
1. Giờ giấc và sức khỏe
Nước Mỹ cách Việt Nam 12 tiếng theo giờ New York và 9 tiếng theo giờ California. Nên khi đến Mỹ, mọi người sẽ bị buồn ngủ trong vòng 2-3 ngày mới trở lại bình thường. Vì thế khi đi họp và làm việc, nhiều vị trong đoàn dễ ngủ gục hay tỏ ra thiếu tập trung. Ngoài ra, còn yếu tố khí hậu làm cho nhiều vị bị cảm cúm. Thông thường, cẩm nang công tác Mỹ là các đoàn Việt Nam nên đến Mỹ trước hai ngày để làm quen với giờ giấc và khí hậu.
Tìm hiểu về nước Mỹ cho chuyến đi công tác.
2. Chụp hình
Tuyệt đối trong phòng họp không được để điện thoại hoạt động và càng không được nói chuyện điện thoại. Nếu cần thiết thì một vị trong đoàn giữ điện thoại đứng ngoài phòng họp. Trước khi họp và trong buổi họp không nên quay phim hay chụp hình. Sau buổi họp, là thời gian để tặng quà lưu niệm, chụp hình, trò chuyện thân mật.
3. Danh thiếp
Danh thiếp là phương tiện ghi thông tin ngắn gọn, không phải liệt kê các chức danh, không nên ghi email Yahoo, Gmail, Hotmail trên danh thiếp. Qua danh thiếp, người ta cũng đánh giá phần nào về hình ảnh của cơ quan. Vậy nên, theo cẩm nang công tác Mỹ thì một danh thiếp chuyên nghiệp chỉ cần đơn thuần có các thông tin:
Tên cơ quan
Email
Các thông tin liên lạc khác thuộc cơ quan
4. Phong cách họp
Thông thường thời gian mỗi cuộc họp khoảng 30 – 60 phút. Trước khi cuộc họp diễn ra, đoàn Việt Nam nên gửi trước những nội dung cần họp tác. Thời gian của buổi họp ngắn nên chỉ trình bày gọn ghẽ và tập trung vào các vấn đề chính.
5. Reception hay còn gọi là tiệc chiêu đãi
Reception không phải là buổi ăn tối hay ăn trưa. Reception là buổi ăn nhỏ, người tham dự lấy thức ăn và có thể đứng hoặc ngồi trên ghế để ăn. Cách tổ chức này là để mọi người trò chuyện thân mật và làm quen với nhau. Nhiều vị trong đoàn Việt Nam hiểu nhầm là người Mỹ tiếp đón hời hợt.
Tượng Nữ thần Tự do tại Mỹ.
6. Ngôn ngữ và xã giao
Nhiều thành viên trong đoàn Việt Nam có vốn tiếng Anh hạn chế thành ra dễ cảm thấy bị lạc lõng và không muốn tiếp xúc với khách tại buổi họp hay raception. Người Mỹ rất tế nhị và hiếu khách, dù bạn nói thế nào thì họ vẫn cố gắng lắng nghe.
Nếu họ không hiểu thì họ vẫn vui vẻ. Đoàn Việt Nam không nên e ngại về vấn đề ngôn ngữ, mình nói với tấm lòng chân thành và niềm nở thì người Mỹ sẽ chân thành đón nhận. Đó chính là cẩm nang công tác Mỹ trong các buổi gặp mặt, tiếp xúc mà bạn nên biết.
7. Hủy cuộc hẹn
Trước cuộc hẹn đoàn phải đảm bảo vấn đề đi lại và tinh thần tốt để có mặt đúng giờ. Nếu có sự cố nghiêm trọng đành phải hủy hẹn thì phải báo cho người Mỹ biết sớm, ít nhất là 24 tiếng đồng hồ. Nhằm để người tổ chức kịp thời gửi thông báo đến khách tham dự.
Một trong những nơi đặc trưng cho nền điện ảnh tại Mỹ.
8. Bản profile tóm tắt
Cẩm nang công tác Mỹ cho thấy trước khi đến cuộc họp, đoàn cần gửi profile của cơ quan và danh sách thành viên trong đoàn đến người tổ chức để các đối tác có thông tin. Người Mỹ luôn muốn biết khái quát về cơ quan và các thành viên trong đoàn mà họ sắp gặp gỡ, làm việc.
